La solution complète pour gérer vos projets cinéma & audiovisuel

Préparez, pilotez et clôturez vos productions depuis une plateforme unique accessible sur Desktop, Web et Mobile.

Remontée des heures, calcul de la paie, contrats, dématérialisation et cycle de facturation : PayTime couvre l’intégralité du processus de production en un seul flux de travail collaboratif parfaitement adapté aux exigences du terrain.

PayTime accompagne aussi les sociétés de production dans leur gestion interne : suivi des frais de structure et des projets en développement, vision consolidée de l’ensemble des productions en cours et en post-production.

Et avec plus de 200.000 dématérialisations par an, nous offrons l'outil référence du marché pour la production audiovisuelle.

Pour toute l'équipe

PayTime s'adresse à toute l'équipe de production : directeur(trice)s de production, administrateur(trice)s de production, secrétaires de production, chef(fe)s d'équipe, technicien(ne)s...

Admin. & secrétaires de prod

Edition des plannings, suivi des heures, calcul de la paie, modélisation et gestion des contrats, déclarations URSSAF...

Suivi des dépenses (NDF et IK). Supervision et ventilation pour export dans logiciels de compta (Louma).

Suivi du cycle de facturation: bons de commande, factures et règlements.

Chef(fes) d'équipe

Suivi des notes de frais avec validation et/ou rejet des dépenses. Suivi du budget.

Supervision du planning de son équipe.

Participe à l’optimisation des processus internes, à la fiabilité des données et à la bonne circulation de l’information.

Dir. de production

Supervision globale, suivi du budget, des plannings, de tous les justificatifs dématérialisés.

Arbitrages via les process de validation.

PayTime propose également tous les indicateurs pour décider rapidement.

Technicien(ne)s

Saisie des informations sur la journée de travail: heures de début et fin de journée, repas, transport...

Déclaration des notes de frais et des indemnités kilométriques.

Une saisie fluide des informations et des documents pour les contrats.

Ecosystème et intégrations

Une solution en constante évolution

La suite logicielle PayTime, ce sont 3 outils différents à votre disposition, en fonction de votre profil et/ou de vos contraintes.

PayTime s'intégre parfaitement avec la suite logicielle Xotis pour l'import des salariés et l'intégration des notes de frais et factures dans Louma.

Avec MyRole nous allons plus loin puisque nous avons choisi de travailler ensemble pour fluidifier la circulation des informations.
Ainsi, les salariés créés sur la plateforme MyRole peuvent être automatiquement intégrés dans PayTime. Et vice-versa.

L'application Desktop

A destination des administrateur(trice)s de production, elle permet entre autres de...

Piloter le projet.
Créer des utilisateurs avec des rôles spécifiques.
Gérer les contrats (modèles, DPAE, signature).
Superviser les périodes, les salariés et les plannings.
Calculer la paie.
Ventiler les dépenses.
Contrôler le cycle de facturation.

Les applications mobiles

Gain de temps pour tous
- Envoi des informations en temps réel via une application mobile dédiée.
- Saisie des fiches de renseignements et scan des documents pour les contrats.
- Dématérialisation des dépenses.
- Déclaration des heures et consultation des relevés d'heures hebdomadaires validés.
- Validation rapide par les chef(fe)s d'équipe et dir. de prod.

Gain de temps pour les admin. de prod.
- Récupération des informations pour les contrats.
- Dématérialisation des documents et des dépenses.
- Intégration automatique des heures des techniciens pour validation et calcul de la paie.
- Suivi des heures non déclarées pour faciliter la relance.

"Ce qui me sert le plus c’est la récupération instantanée des horaires sur un support unique ainsi que le contrôle et la validation de ces horaires qui amènent directement au calcul de la paie."

Le site web

Gain de temps pour les chef(fe) d'équipe
- Suivi, saisie, validation pour le compte de son équipe.
- Gestion des dépenses.
- Validation par lots.

Gain de temps pour les directeur(trice)s de production
- Accès aux feuilles d'heures hebdomadaires.
- Supervision et validation unitaire ou par lots.
- Visualisation sur des dashboards des différentes composantes du calcul de la paie, par projet, par semaine, par branche etc...
- Obtention de données synthétiques comme par exemple le poids et la répartition des majorations ou des indemnités en temps réel.

Présentation des modules

La suite PayTime a été conçue pour offrir une solution complète, flexible et intuitive, répondant aux besoins quotidiens des utilisateurs tout en optimisant la gestion et l’efficacité des processus.

Elle s’articule autour de quatre modules complémentaires, chacun ayant un rôle précis mais interconnecté, formant ainsi un ensemble cohérent et performant.

Calcul de la paie

Une suite logicielle ergonomique et fiable basée sur la convention collective

Fini les fichiers excels à copier, modifier, manipuler, au risque de perdre des données !

Création d'un projet personnalisé à partir des grilles de salaire de la convention collective (incluant l'annexe 3).
Initialisation de chaque semaine à partir de la précédente (ou de n'importe quelle semaine du film).
Mise à jour multi-critères et multi-paramètres du planning.
Calcul automatique des heures, majorations et autres primes.
Plafonnement des majorations.
Mise en forme personnalisée.
...

"Avec Paytime, je gagne du temps dans la récupération des horaires journaliers de chaque technicien, dans l’élaboration de ma grille de contrôle des paies avec un système fiable contrairement à des tableurs classiques dans lesquels certains calculs peuvent être erronés."

Notes de frais & IK

Les notes de frais et indemnités kilométriques en toute simplicité

Depuis l'arrêté du 23 mai 2019, il est désormais légal de passer au zéro papier et de ne plus conserver les justificatifs. Et même si vous souhaitez les récupérer, PayTime simplifie considérablement les processus.

L'application mobile permet aux techniciens de numériser leurs justificatifs ou leurs factures. Ils sont alors signés numériquement et stockés dans un espace sécurisé qui vous est dédié.
Un processus intégré de validation / rejet garantit le contrôle, la conformité et la fiabilité des dépenses.
Ventilez ensuite très simplement avec votre plan comptable et exportez les notes de frais directement dans Louma.

Les indemnités kilométriques, dont la saisie est intuitive et optimisée grâce aux fonctionnalités de Google Maps, sont automatiquement calculées en fonction des barèmes.

PayTime réduit les délais de traitement, facilite la collaboration, et améliore la transparence dans la gestion de vos notes de frais.

Facturation

Gérez l'intégralité de votre cycle de facturation depuis PayTime

Edition des bons de commande, processus de validation intégré, gestion des règlements, récupération automatique des factures et lien avec le bon de commande: c'est toute la chaîne de facturation qui est simplifiée.

Les factures sont désormais centralisées, accessibles en temps réel et sécurisées, éliminant les erreurs liées au papier et les délais de traitement.
PayTime facilite également la conformité avec les réglementations fiscales en vigueur, tout en offrant des fonctionnalités d’automatisation pour le suivi des paiements et la gestion des flux de validation.

En optimisant le processus de facturation, PayTime permet d'améliorer l'efficacité globale des équipes, réduisant les tâches administratives répétitives et accélérant le flux de travail.

Contrats

De la création de vos modèles à la signature numérique: un processus simple et fluide

Depuis l'application desktop ou le site web, vous créez vos modèles de contrats au sein d'un éditeur type Word intégré vous offrant une flexibilité totale pour ajuster les contenus selon vos besoins.

Notre solution de signature numérique simplifie et optimise la gestion des contrats. Les techniciens saisissent leurs informations personnelles et transmettent leurs documents via notre application mobile.

Une fois finalisés, ces contrats sont envoyés en un clic et signés numériquement par la production et les techniciens grâce à notre plateforme partenaire de signature électronique. Le résultat ? Un processus fluide et sécurisé.

Vos déclarations à l'embauche sont également simplifiées grâce au lien automatique avec le site de l'URSSAF.

Une indépendance au service de nos clients

Nous concevons et développons l’ensemble des applications PayTime en interne. Cette organisation nous offre une liberté totale et une grande réactivité, car nous ne dépendons d’aucun prestataire externe pour faire évoluer notre solution.

En maîtrisant entièrement le code source de la suite logicielle PayTime, nous contrôlons chaque étape de son développement, de la conception initiale aux améliorations continues.

Cette indépendance vous garantit une solution fiable, évolutive et pérenne, soutenue par une équipe disponible et à l’écoute de vos besoins.